Fasilitas Pelayanan Rekam Medis

Rekam Medis pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan

            Pelayanan kesehatan yang berkembang di indonesia sangat beragam macamnya, diantaranya ada rumah sakit, puskesmas, dokter praktek swasta, balai pengobatan, klinik 24 jam dan dokter keluarga. Rumah sakit memberikan pelayanan kesehatan menyeluruh dan paling kompleks dari fasilitas pelayanan kesehatan lainnya. Menurut WHO rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan medis berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada masyarakat, baik kuratif maupun rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial. Fasilitas pelayanan kesehatan lain seperti puskesmas dikenal sebagai tempat pelayanan primer.

Untuk menjalankan tugas tersebut perlu di dukung adanya unit unit pembantu yang mempunyai tugas spesifik, diantaranya unit rekam medis. Unit rekam medis bertanggungjawab terhadap pengelolaan data pasien menjadi informasi kesehatan yang berguna bagi pengambilan keputusan. Fasilitas kesehatan mempunyai kewajiban memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan pokok sasarannya masing masing. Selain itu, juga mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam medis pasien. Hal ini ditegaskan dalam beberapa peraturan dan undang undang, misalnya undang undang praktik kedokteran NO.29 Tahun 2004 pasal 46 ayat 1 yaitu “setiap dokter dan dokter gigi dalam menjalankan praktek kedokteran wajib membuat rekam medis”.

Unit rekam medis pada fasilitas kesehatan sangat berperan untuk menjaga dan memelihara rekam medis pasien, hal ini disebutkan juga dalam peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor  269  tahun 2008 tentang rekam medis pada pasal 5 ayat 1, selain di atas, pelayanan rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan juga menjadi salah satu penilaian pada proses akreditasi. Savitr Citra Budi,M.PH dalam bukunya Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.

A.    FASILITAS

Fasilitas  yang cukup harus disediakan agar tercapai pelayanan yang efisien. (Depkes, 1992). Berikut kriteria :

1.      Unit rekam medis mempunyai lokasi sedemikian rupa sehingga mengambil dan distribusi rekam medis lancar

2.      Ruang kerja harus memadai untuk staf agar dapat mengelola rekam medis

3.      Harus ada ruang penyimpanan dokumen, pengertian :

a.        Ruang penyimpanan cukup untuk rekam medis aktif yang masih digunakan

b.       Ruang penyimpanan cukup untuk rekam medis non aktif yang tidak digunakan lagi sesuai peraturan yang ada

4.      Ruang yang ada harus cukup menjamin  bahwa rekam medis aktif dan non aktif tidak hilang, rusak atau diambil oleh yang tak berhak.

Unit kerja rekam medis harus memenuhi persyaratan lokasi, bangunan termasuk tata ruang peralatan sesuai ketentuan dengan hasil kajian kebutuhan dan kelayakan dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

1.      Lokasi

a.         Dekat dengan penerimaan pasien, gawat darurat dan rawat jalan.

b.         Dekat dengan ruang dokter, pintu utama dan ruang tunggu

c.         Dekat dengan kantor administrasi dan pelayanan lain

d.        Dekat dengan unit penunjang

2.      Ruangan

Sesuai dengan tipe pelayanan, apabila akan merencanakan kebutuhan ruangan untuk rekam medis, staf dan peralatan dan ruang manajer harus memperhitungkan :

a. Cakupan pelayan rumah sakit

b. Jumlah tempat tidur 

c. Prediksi kunjungan pasien baru, lama, meninggal dan gawat darurat

d. Jumlah karyawan

e. Peralatan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan

f. Mengantisipasi kebutuhan computer 

g. Sistem penomoran yang diterapkan

h. Penyimpanan rekam medis secara sentralisasi dan desentralisasi

i. Jenis dan sistim penjajaran yang digunakan

j. Lama waktu penyimpanan rekam medis

k.Penyusutan rekam medis inaktif 

l. Ruang penyimpanan inaktif 

m. Pelayanan di unit khusus

B. PERALATAN

Sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. (Permenkes, 2008). Dalam merencanakan kebutuhan ruangan untuk menyimpan rekam medis dan staf harus dipikirkan kebutuhan ruangan untuk peralatan. Kebutuhan ruangan sebagai berikut: 

1. Penjajaran

2. Alat perekam suara 

3. Alat distribusi

4. Sistem Komunikasi

Sepanjang kebutuhan komunikasi yang diperlukan untuk rekam medis harus disediakan sistem komunikasi yang digunakan unit kerja rekam medis dengan unit kerja terkait lainnya, seperti telepon yang terletak strategis atau interkom (intercomsistem).

5. Denah

Rancangan denah yang dipersiapkan harus memperhatikan beberapa hal.

6. Kartu Berobat

Kemudahan pelayanan-pelayanan kesehatan baik rawat jalan, inap maupun gawat darurat dapat dengan mudah dengan menunjukkan katru berobat ketika melakukan pendaftaran, hal ini juga akan membantu tenaga medis untuk lebih cepat dalam melakukan tindakan medis.

7. Kartu Indek Utama Pasien Kartu Indeks Pasien

Suatu alat untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien. Apabila seorang pasien tidak membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencari data pasien yang diperlukan.

8.  Kartu Indeks Utama Pasien

Kartu tanda pengenal bagi setiap pasien yang berisi data sosial. Karu ini berfungsi sebagai katalog untuk mencari rekam medis pasien. Data pada KIUP terdiri dari :

a.  Nama lengkap

b.  Nomor rekam medis

c.  Alamat 

d.  Nama Ibu

e.  Nama ayah

f.   Agama

g.  Jenis kelamin

h.  Diagnosis masuk  

i.   Status perkawinan

j.   Tempat, tanggal lahir dan umur 

k.   Pekerjaan

l.    Orang yang dapat dihubungi 

m.  Tanggal kunjungan klinik  

n.   Dokter lain

o.   Hari perawatan 

p.    Status pasien keluar (H/M)

9.      Bentuk Penjepit Rekam Medis

Formulir rekam medis yang telah digunakan setelah pelayanan dan ditata tidak boleh menggunakan stapler. Formulir-formulir tersebut disusun dengan menggunakan penjepit.

10.  Pembatas Rekam Medis

Untuk memudahkan penataan rekam medis, sebaiknya menggunakan pembatas rekam medis. Biasanya pembatas rekam medis digunakan lembaran karton (lebih tebal dan lebih lebar dari formulir rekam medis) dengan menggunakan warna khusus. 

11.  Sampul Rekam Medis

Sampul rekam medis digunakan untuk melindungi isis rekam medis. Sampul rekam medis menggunakan bahan karton yang lebih tebal untuk memudahkan ketika ditaruhdalam rak penyimpanan. 

12.  Kantong Hasil-hasil Pemeriksaan

Kecermatan rekamam medis sangat menentukan mutu dari rekam medis karena rekammedis adalah sumber ingatan bagi tenaga kesehatan yang memberi pelayanan pada pasien . 

13.  Folder Rawat Inap

Rekam medis sebagai sumber ingatan bagi tenaga kesehatan yang memberi pelayanan pada pasien bahkan selama pasien dalam proses perawatan maka agar lembar catatantidak hilang/tercecer

Untuk memudahkan petugas rekam medis di rumah sakit dalam memasukkan data pasien agar efektif dan efisien, maka dibutuhkan peralatan penunjang pelayanan rekam medis. Berikut ini peralatan penunjang pelayanan rekam medis yang dibutuhkan :

1.      Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

a.       Komputer

b.      Printer

c.       Formulir pendaftaran pasien baru

d.      Formulir pendaftaran riwayat klinik

e.       Kartu Indek Utama Pasien (KIUP)

f.       Perforator (pelubang kertas)

g.      Loker KIUP

h.      Kartu Identitas Berobat (KIB)

2.      Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

a.       Komputer

b.      Printer

c.       Almari penyimpanan dokumen

d.      Loker KIUP

e.       Perforator (pelubang kertas)

f.       Meja dan kursi

g.    Formulir pendaftaran pasien baru

3.      koding Indeksing

a.       Buku ICD-X dan ICD-9 CM atau ICOPIM

b.      Komputer

c.       Folder atau sampul berkas rekam medis

d.      Daftar Tabulasi Dasar (DTD)

e.       Printer

4.      Assembling

a. Folder atau sampul berkas rekam medis

b. Perforator (pelubang kertas)

c. Pembuka klip

d. Gunting kertas

e. Check List ketidaklengkapan DRM

f.  Bolpoin

g.  Stabilo

5.      Filing

a.  Tracer

b.  Kotak Sortir

c.  Rak Penyimpan RM

d.  Bon pinjam Dokumen RM

            Sebagai contoh fasilitas instalasi rekam medis di pelayanan rawat jalan yang ada di rumah sakit Kraton Pekalongan :

A.    One Stop Service RSUD Kraton

One Stop Service RSUD Kraton adalah salah satu solusi untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien. Dengan konsep ini pasien yang datang dapat dilayani di satu tempat atau area yang mudah dijangkau. Pasien diharapkan lebih mudah dan tidak mengalami kerugian waktu dan tenaga akibat unit pelayanan yang berbeda lokasi dan tidak berada di satu tempat. Fasilitas dan pelayanan yang disediakan di One Stop Service RSUD Kraton adalah :

1.      Mesin antrian

yaitu suatu perangkat sistem antrian dengan fungsi yaitu mengatur antrian yang terjadi akibat banyaknya pasien/pengantar pasien yang datang. Sistem antrian diperlukan agar tidak terjadi keluhan dari pasien, untuk itu diberikan suatu perangkat dan aplikasi antrian yang berfungsi untuk mengatasi antrian secara efektif .

2.      Loket pendaftaran

tersedia 9 loket dengan alokasi loket pendaftaran dibuka berdasarkan jenis pelayanan yaitu antara pasien baru dan lama, pasien dengan jaminan baik BPJS, Jamkesda dan 1 loket untuk Pasien Umum.

3.      Posisi Counterpendaftaran

memberikan kenyamanan bagi pasien dalam mendaftar karena pasien dilayani dengan posisi duduk.

4.      One way

Pasien dengan jaminan hanya satu kali antri di pendaftaran sekaligus mendapatkan jaminan dan langsung dipersilahkan untuk menunggu di klinik tujuan.

5.      SIMRS

sudah bisa optimal sehingga pelayanan pendaftaran pasien yang sudah pernah mendaftar (pasien lama) lebih cepat karena data sudah tersedia dalam database pasien. Proses komunikasi antara pendaftaran dengan penyedia berkas rekam medis (filing) sudah menggunakan SIMRS, sehingga kemungkinan terlewat lebih kecil atau bahkan tidak ada.

6.      Kartu kontrol Barcode

Proses pendaftaran pasien lebih cepat karena dengan sekali scan kartu tersebut, data pasien otomatis muncul. Petugas hanya perlu meregistrasi dan menyesuaikan klinik tujuan pasien.

Share this :